Agendy Helpdesk

V administraci se k agendám dostaneme cestou Administrační menu > Systém > Agendy.

Obecné informace o nastavení agend je k dispozici ZDE, dále se zaměříme na specifické nastavení agend v modulu Helpdesk.

V levé části nastavení agendy definujete naleznete sekce Základní údaje, Číslování záznamů, Workflow a Emaily a komunikace.

Základní údaje

• Modul = Helpdesk
• Název agendy – volba pro definování názvu agendy. Povinná volba.
• Kód agendy – Unikátní kód, který může být dále využitý v číslování požadavku.
• Aktivní – volba, zda je agenda v aplikaci aktivní.

Číslování záznamů

• Přednastavené – Vybere formát číslování z číselných řad v aplikaci podle zvoleného modulu v nastavení dané agendy.
• Vlastní – Do pole napíšete vlastní definici masky ve formátu, kde hvězdičky jsou následně zaměňovány za posloupnou číselnou řadu, ve zkratce řečeno. Tzn. např. formát „HD****“ nám u prvního záznamu vygeneruje číslo „HD0001“ u druhého „HD0002“ atd. V případě vlastní definice masky se vyplněná hodnota automaticky ukládá mezi existující číselné řady a je označena jako uzamčená číselná řada.

Workflow

• Proces – Workflow, které budete využívat v dané agendě.
• Výchozí stav – Definice výchozího stavu z vámi vybraného procesu workflow. Tento stav získává smlouva při založení v systému.
• Stavy zrušeno – Stav/y, které značí zrušení smlouvy.
• Stavy ukončeno – Stav/y, které značí ukončení procesu se smlouvou.

Emaily a komunikace

V sekci máte možnost nastavit, jak má být řízená emailová komunikace v rámci dané agendy.

• Emailový účet – výběr emailového účtu který se použije pro odeslání emailu z dané agendy. Výběr z již nastavených účtu v aplikaci.
• Šablona emailu – výběr šablony emailu která se použije pro nový email v dané agendě.
• Šablona emailu při odpovědi – výběr šablony emailu která se použije pro odpověď v dané agendě.
• Zápis stavu při odpovědi – možnost vybrat stav workflow který se nastaví, když přijde odpověď na email do aplikace.
• Opakovat poslední stav – volba nastaví opět stav workflow který byl před doručením odpovědi.
• Nastavit posledního řešitele – volba nastaví po změně stavu workflow řešitele který byl naposledy řešitelem ve workflow.

V pravé části naleznete záložky Nastavení, Přenos dokladů, Povolené akce, Návazné agendy.

Nastavení

V záložce naleznete specifické nastavení agend pro modul Helpdesk.

Zápis požadavku – nastavení

• Skrýt požadovaný termín – volba skryje výběr hodnoty Požadovaný termín při zápisu požadavku dané agendy. Nastavení slouží pouze pro formuláře, které nemají možnost nastavení Ovládací prvky.
• Skrýt typ požadavku – volba skryje volbu Typ požadavku v požadavku dané agendy. Nastavení slouží pouze pro formuláře, které nemají možnost nastavení Ovládací prvky.
• Požadovaný termín není povinný – pokud je volba aktivní, tak Požadovaný termín u zápisu požadavku dané agendy není povinný. Nastavení slouží pouze pro formuláře, které nemají možnost nastavení Ovládací prvky.
• Zobrazit Očekávaný termín – volba zpřístupní volbu Očekávaný termín v požadavku dané agendy. Nastavení slouží pouze pro formuláře, které nemají možnost nastavení Ovládací prvky.
• Zobrazit Očekávané náklady – volba zpřístupní volbu Očekávané náklady v požadavku dané agendy. Nastavení slouží pouze pro formuláře, které nemají možnost nastavení Ovládací prvky.
• Zobrazit zakázku – volba zpřístupní Zakázka při vytváření požadavku. Nastavení slouží pouze pro formuláře, které nemají možnost nastavení Ovládací prvky.
• Zobrazit typ objektu – volba zpřístupní Typ objektu při vytváření požadavku. Nastavení slouží pouze pro formuláře, které nemají možnost nastavení Ovládací prvky.
• Automaticky nepřiřazovat zakázku – volba zamezí automatickému doplňování zakázky v požadavku.

Zápis požadavku – výchozí hodnoty

V sekci můžete nastavit hodnoty které budou výchozí při zakládaní požadavku na danu agendu:

• Typ požadavku – možnost volby typu požadavku z číselníku který bude předvyplněn u nových požadavku v dane agendě.
• Priorita – možnost volby priority z číselníku která bude předvyplněná u nových požadavku v dane agendě.
• Zpětná vazba – možnost volby zpětné vazby z číselníku která bude předvyplněná u požadavku v dane agendě. Jedná se o hodnotu pouze s informativním charakterem pro uživatelé.
• Zakázka – možnost volby zakázky z číselníku která bude předvyplněná u nových požadavku v dane agendě.
• Typ přílohy – možnost volby typu přílohy která se bude uživatelům před vyplňovat v případě, že na požadavku v dané agendě vkládají přílohu.

Atributy požadavků

• Zobrazit Předmět požadavku – volba zobrazí předmět požadavku. Nastavení slouží pouze pro formuláře, které nemají možnost nastavení Ovládací prvky.
• Povolit ruční zápis čísla požadavku – volba umožní zadat číslo požadavku uživatelům který požadavek do aplikace zapisují. Nastavení slouží pouze pro formuláře, které nemají možnost nastavení Ovládací prvky.
• Skrýt prioritu – volba skryje výběr priority uživatelům který požadavek zapisují do aplikace. Nastavení slouží pouze pro formuláře, které nemají možnost nastavení Ovládací prvky.
• Zobrazit Datum ukončení – volba zobrazí pole Datum ukončení. Nastavení slouží pouze pro formuláře, které nemají možnost nastavení Ovládací prvky.
• Zobrazit Fakturační údaje – volba zobrazí pole Fakturační údaje. Nastavení slouží pouze pro formuláře, které nemají možnost nastavení Ovládací prvky.
• Zobrazit Termín dodání nabídky – volba zobrazí pole Termín dodání nabídky. Nastavení slouží pouze pro formuláře, které nemají možnost nastavení Ovládací prvky.

Ostatní nastavení

• Řídit akce dle workflow – historické nastavení které se používá pouze ve formuláři sys_docrada_detail.aspx.
• Podbarvovat řádky dle workflow – volba způsobí, že požadavky budou v přehledu (hd_prehled.aspx) podbarvené podle nastavené barvy u stavu workflow.
• Povolit editaci SLA – historické nastavení které se používá pouze ve formuláři sys_docrada_detail.aspx.
• Omezovat typ úkonu podle – možnost volby mezi Agenda a Objekt. Podle volby je možné přiřadit požadavku v dané agendě Typ požadavku.
• Podřízené číslování – volba způsobí, že požadavky, které vzniknou z požadavku dané agendy budou číslované jako podřízené. Například pokud z požadavku HD***** vytvoříte požadavek do návazné agendy tak tento nový požadavek zdědí číslo HD***** plus se k tomu přidá pod číslo teda formát bude HD*****.01 atd.
• Skupina Řešitele – historické nastavení které se používá pouze ve formuláři sys_docrada_detail.aspx.
• Parametr CheckBox – možnost vyvést do detailu požadavku vlastní hodnotu/text u které bude checkbox.
• Max. počet OP – nastavení pro maximální počet Vyučtování v požadavku.

Plánovač – kalendář

Nastavení slouží pro automatickou změnu stavu workflow když je požadavek naplánován uživateli v Plánovači nebo když je požadavek uživateli v Plánovači odebrán.

• Při vložení zapsat stav – možnost vybrat stav který se nastaví na požadavku který přiřadíte v plánovači konkrétnímu uživateli.
• Při odebrání zapsat stav – možnost vybrat stav který se nastaví na požadavku který odeberete v plánovači uživateli.

Globální nastavení

Volbou Zobrazovat následné stavy workflow v dokumentu jako tlačítka nastavíte, že v detailu požadavku budou stavy workflow zobrazená jako tlačítka, a ne pouze jako text s ikonou.

Přenos dokladů

V sekci je možnost definice stavu workflow, pokud se požadavky dané agendy mají posílat do jiného systému pomocí speciální služby nebo procedury. Nemusí se jednat pouze o účetní systém. Možnost definice stavu workflow pro export, po úspěšném exportu anebo po neúspěšném exportu.

Povolené akce

V sekci naleznete možnosti nastavení jednotlivých akci, které mohou uživatele provést ve vybraných stavech workflow na požadavku v dané agendě. Pro úplnost naleznete níže seznam všech povolených akci pro agendy v modulu helpdesk.

Návazné agendy

V záložce můžete nastavit návazné agendy pro danou agendu. Tudíž pokud se stáva, že v systému vzniká z jednoho požadavku jiný požadavek/dokument – z požadavku úkon, z požadavku nabídka, z požadavku objednávka, atd, je nutný nastavit vazby mezi jednotlivými agendami kde vzniká potřeba tvorby nových požadavků/dokumentů z jiných požadavků/dokumentů.

Nový záznam

V sekci můžete nastavit novou návaznou agendu.

• Agenda – volba agendy v aplikaci na kterou má být agenda navázaná. Povinná volba.
• Stav – volba výchozího stavu workflow, pokud vznikne nový požadavek/dokument jako návazný.
• Parametry zápis – pokud se shodují uživatelské atributy ve zdrojovém dokladu a cílovém dokladu, jejich hodnoty se při zápisu překopírují.
• Parametry změna – v případě shodných uživatelských atributů mezi návaznými doklady dochází při změně v jenom z nich k přepsání (aktualizaci) v druhém dokladu.
• Výchozí – tato volba je platná pouze v následujících modulech:
  • Podklady k vyúčtování – při vyúčtování se fakturuje primárně do té agendy, která jako návazná a výchozí.
  • Pošta odeslaná – v případě odpovědi na poštu se odpověď zapíše primárně do návazné agenda, která je označena jako výchozí.
• Zachovat číslo – volba je funkční pouze pro agendy v modulu Smlouvy.

Nastavení je nutné potvrdit volbou Uložit.

Seznam návazných agend

v sekci naleznete všechny návazné agendy a jejich nastavení které můžete upravit, nebo vazbu zrušit přes volbu koše.