Číselné řady

Číselné řady určují, jakým způsobem se mají číslovat záznamy v jednotlivých agendách. Jedná se o alfanumerický kód, který se vždy váže na konkrétní modul v aplikaci. Jedna Číselná řada může být použita ve více agendách ve stejném modulu. Nastavení Číselných řad naleznete v aplikaci v Administrační menu > Systém > Číselné řady.

Přehled

V Přehledu naleznete všechny Číselné řady, které jsou v aplikaci nastaveny. Můžete filtrovat podle modulu, agendy a sloupců:

• Id – ID číselné řady.
• Modul – modul číselné řady.
• Ikona sdílení/zámku – označuje, zda lze s číselnou řadou pracovat ve všech agendách daného modulu, anebo pouze v agendě, kterou má zvolenou v nastavení.
• Formát – formát číselné řady.
• Kód – kód číselné řady, pokud je definován v nastavení.
• Agenda – zobrazují se konkrétní agendy, pokud je číselná řada omezena na konkrétní modul/agendu (ikona zámku).
• Lupa – volba pro otevření nastavení číselné řady (nastavení lze otevřít i dvojklikem na celý řádek).

Nový záznam

Tlačítkem Nový záznam otevřete okno pro nastavení nové číselné řady v aplikaci.

Číslování určeno pro

V sekci zvolte modul, pro který bude číselná řada použita. U číselných řad jsou nastavení identická u všech modulů, mění se pouze výčet atributů.

Definice

V sekci nastavíte formát a pravidla číselné řady.

• Formát – formát číselné řady, určuje tvar výsledného čísla (viz návod).
• Pattern indexu – patternem dosáhnete toho, že v jedné číselné řadě nebude jedna řada, ale budete jich mít N (viz návod).
• Smazaná čísla – lze zvolit, co se má s číselnou řadou stát, pokud například z aplikace smažete doklad, ke kterému již bylo přiřazené číslo z číselné řady. Volby jsou Nezachovávat, Zachovávat všechny, Zachovávat pouze poslední.

Omezení záznamu

V sekci lze omezit použití číselné řady pro jednu konkrétní agendu.

Atributy

V záložce naleznete všechny dostupné atributy pro číselnou řadu ve zvoleném modulu.

Formát

Nejjednodušší formát bývá ve tvaru: ABC****
Hvězdičky následně program nahrazuje pořadovým číslem záznamu, tedy ABC0001, ABC0002...
Počet hvězdiček určuje velikost pořadového čísla.

Kromě hvězdiček můžete také použít nabízené Atributy, které program nahrazuje skutečnými hodnotami dokladu (kódy číselníků, apod.).
Atributy se zapisují do hranatých závorek, např.: ABC-[YYYY]-****

Tento zápis bude následně generovat číslo ve tvaru: ABC-2019-0001

Uvedeme si složitější příklad na faktuře vydané. Uvažujme, že máme v systému zavedené dvě či více firem, a kromě běžných faktur vystavujeme také zálohové faktury. A vše bychom chtěli mít rozlišené přímo v čísle dokladu.

Použijte formátu ve tvaru: [EntityCode]-[InvoiceTypeCode]-[YY]****

Tento formát vám bude generovat čísla: ITS-FV-190001, ITS-FV-190002, ITS-ZF-190001, TST-FV-190001 atd.

Pattern indexu

Patternem dosáhnete toho, že v jedné číselné řadě nebude jedna řada, ale budete jich mít N.
Program v době vytvoření záznamu (faktury, objednávky, požadavku...) nahradí atributy v patternu skutečnými hodnotami.
Pro každou takovou unikátní hodnotu následně používá samostatné číslování.

• Pokud ponecháte toto pole prázdné, číselná řada bude pokračovat do nekonečna.
• Pokud jako pattern použijete [YYYY] (což je atribut pro aktuální rok), potom se každý rok budou automaticky záznamy číslovat od jedné.
• Pokud chcete číslovat doklady od jedné každý měsíc, použijte pattern: [YYYY]-[MM]
• Pokud chcete, aby každé středisko mělo své číslování a každý rok začalo od jedné, použijte pattern: [CenterCode]-[YYYY]

Vraťme se k výše uvedenému příkladu faktury vydané. Zapišme pattern ve formátu [EntityCode]-[InvoiceTypeCode]-[YYYY], čímž řekneme "čísluj doklady vždy od jedné, pro každou entitu, každý typ dokladu a každý rok".

Program nám bude postupně vytvářet indexy, které budou mít samostatné číselné řady, takto:
Index: ITS-FV-2019, Čísla dokladů: ITS-FV-190001, ITS-FV-190002, ITS-FV190003...
Index: ITS-ZF-2019, Čísla dokladů: ITS-ZF-190001, ITS-ZF-190002...
Index: TST-FV-2019, Čísla dokladů: TST-FV-190001, TST-FV-190002...
Index: TST-ZF-2019, Čísla dokladů: TST-ZF-190001, TST-ZF-190002...