- Vytisknout
Detail cestovního příkazu obsahuje následující sekce:
- Základní údaje
- Zadání cesty
- Náklady – Průběh cesty, Cestovní náklady, Úhrady
- Dokumenty
- Vyúčtování, Kurz a Záloha
- Workflow
V cestovních příkazech jsou podporovány uživatelské atributy. Atributy mohou mít formát:
- Textové pole
- Výklopný box
- Zaškrtávací box
- Datumové pole
Základní údaje
Tato sekce obsahuje základní kategorizaci údajů o cestovním příkazu:
- Číslo – dle nastavení číselné řady
- Agenda – řada dokladů (možné rozdělení např.: tuzemské cesty, zahraniční cesty)
- Entita – společnost, které se daná cesta týká
- Středisko – výběr z číselníku středisek
- Zakázka – výběr z číselníku zakázek
Zadání cesty
V rámci zadání informací o cestě uživatel může vyplnit následující atributy:
- Zaměstnanec a jeho úvazek – vazba na seznam pracovníků, zaměstnanec musí mít aktivní pracovní úvazek.
- Spolucestující – vazba na seznam pracovníků, v návaznosti na změnu stavu workflow cestovního příkazu je možné automaticky vygenerovat cestovní příkaz pro spolucestující.
- Účel a průběh cesty – libovolný text
- Místo jednání – libovolný text + vazba na číselník zemí
- Počátek cesty – datum od, libovolný text pro definici místa, vazba na číselník zemí
- Konec cesty – datum do, libovolný text pro definici místa, vazba na číselník zemí
- Způsob dopravy – číselník způsobů dopravy
- Vozidlo – seznam automobilů
- Předpokládané výdaje – odhad nákladů na cestu
- Záloha – check box, zda zaměstnanec požaduje zálohu, v případě zaškrtnutí se zobrazí doplňující údaje:
- Výše požadované zálohy
- Způsob vyplacení – číselník typů úhrad
- Číslo účtu/IBAN – v případě vybraných typů úhrad (např. převodem na účet). 2 varianty zápisu účtu: číslo účtu/kód banky x IBAN (nastavitelné v ovládacích prvcích formuláře).
- Poznámka - libovolný text
Náklady
Po absolvování cesty pracovník vyplní průběh cesty a vyúčtuje náklady s cestou spojené. Systém podporuje automatické výpočty stravného dle trvání cesty, výpočet cestovních náhrad za použití soukromého vozidla (náhrada za pohonné hmoty, amortizace), dále výpočet kapesného v případě zahraničních cest (% z denní hodnoty stravného).
Průběh cesty zaměstnanec vyplní do tabulky následovně:
- Datum od + čas
- Datum do + čas
- Přerušení pracovní cesty – v případě, že zaměstnanec zaškrtne přerušení pracovní cesty nemá za tento časový úsek nárok na stravné
- Odkud – místo odjezdu
- Kam – místo příjezdu
- Stát – klíčový pro správný výpočet stravného a kapesného
- Doprava – výčet způsobů dopravy – v případě výběru dopravy osobním automobilem se aplikuje výpočet cestovních náhrad
- Km – počet ujetých kilometrů – slouží pro výpočet cestovních náhrad v případě jízdy osobním automobilem
- Cena PHM/l – cena za pohonné hmoty, tato cena je zobrazena v návaznosti na vybrané vozidlo, případně ji zaměstnanec může uvést ručně, pokud je umožněno
Pokud jednotlivé záznamy v průběhu cesty nenavazují (datum DO v prvním řádku se nerovná datumu OD v řádku následujícím), rozdíl v časech je připočten k délce trvání řádku následujícího. V případě, že v rámci "nevykázaného času" dojde k překročení půlnoci, čas před půlnocí je připočten k době trvání řádku prvního, čas po půlnoci je připočten k řádku následujícímu.
Náklady za pracovní cestu jsou v INSIO rozděleny do 6. základních sekcí:
- Nocležné – zaměstnanec ručně zapíše výši nákladů + uvede měnu
- Vedlejší cestovní náklady – zaměstnanec ručně zapíše výši nákladů + uvede měnu
- Jízdné – suma dle tabulky Průběh cesty
- Cestovní náhrady – výpočet dle tabulky Průběh cesty (amortizace + náhrada za PHM)
- Bezplatné jídlo (S, O, V) – zaměstnanec vyplní v případě, že mu za daný den bylo poskytnuto bezplatné jídlo, následně dochází ke krácení stravného
- Kapesné – % hodnota ze základního denního stravného (v případě zahraničních cest)
V případě, že náklady na pracovní cestu preferujete evidovat dle jednotlivých dokladů (účtenek), nikoliv souhrnně dle dnů, je možné v cestovních příkazech zobrazit sekci Úhrady. Sekci je zobrazit pomocí nastavení na agendě cestovních příkazů. Sekce Úhrady je umístěna nad přehled cestovních nákladů.
V případě použití sekce Úhrady je část sekce Cestovní náklady needitovatelná (nocležné, vedlejší cestovní náklady, jízdné) a jsou do ni automaticky přenášeny hodnoty z části Úhrady.
V rámci jednotlivých úhrad je umožněno evidovat následující údaje:
- Datum – datum účtenky, uvedené datum musí být v rozsahu průběhu cesty
- Položka – popis úhrady, textové pole
- Částka – částka v měně dokladu
- Měna – měna dokladu
- Částka tuzemská – částka dokladu přepočtena do tuzemské měny (dle měny entity v hlavičce cestovního příkazu)
- Forma úhrady – číselník typů úhrad. Nabízí se ty úhrady, které jsou platné pro Cestovní příkaz - Vyúčtování
- Typ nákladu – vazba na tabulku Cestovní náklady. Dle zvoleného typu nákladu je hodnota úhrady v tuzemské měně započtena do tabulky Cestovních nákladů.
- Kategorie – číselník kategorií, slouží pro detailnější kategorizaci cestovního nákladu
- Dokumenty – dokumenty vztahující se k dané úhradě
Dokumenty
Do sekce Dokumenty je možné přiložit libovolné přílohy související s pracovní cestou (například: účtenky za ubytování, pohonné hmoty atp.)
Vyúčtování, Kurzy a Záloha
V sekci Vyúčtování jsou viditelné celkové cestovní náklady na pracovní cestu a výše doplatku v tuzemské měně. V případě, že byla zaměstnanci vyplacena záloha, je výše doplatku o zálohu ponížena. V případě využití sekce Úhrady je doplatek rovněž ponížen o ty náklady, u kterých je uveden typ úhrady, který nemá být zaměstnanci vyplácen (např.: náklad byl hrazen firemní kartou). Pokud byly některé výdaje uvedeny v jiné než tuzemské měně, pro přepočet nákladů je využit kurzovní lístek, tedy kurz, který byl platný k 1. dni cesty. Pro správný výpočet je nutné, aby měla interní entita uvedenou výchozí měnu (detail partnera > fakturace > výchozí měna).
Dále je možné vyplnit tyto atributy:
- Způsob vyplacení – číselník typů úhrad
- Číslo účtu/IBAN – v případě vybraných typů úhrad (např. převodem na účet).
- Vyplaceno dne – datum
- Doklad o zaplacení – libovolný text
V sekci Kurzy je viditelné datum kurzu, které je použito pro přepočet cestovních nákladů do tuzemské měny a výše kurzu pro jednotlivé měny. Datum kurzu je doplněno automaticky dle nastavení v číselníku "Kurzy pro přepočet cestovních příkazů". Kurz je automaticky načten dle kurzovního lístku. V případě potřeby je možné nastavit a) vlastní datum a příslušný kurz načíst z kurzovního lístku (Načíst kurz dle data) b) zapsat výši kurzu ručně.
V sekci Záloha lze uvést výši vyplacené zálohy a měnu. Dále následující atributy:
- Vyplaceno dne – datum
- Doklad o zaplacení – libovolný text
- Poznámka – libovolný text
Workflow
Pro cestovní příkazy je možné definovat vlastní workflow, v rámci nastavení řešitelů ve workflow jsou podporovány standardní funkcionality jako například:
- Já řešitel
- Nadřízený (dle organizační struktury)
- Manažer zakázky
- Manažer střediska aj.
Reporty
Cestovní příkaz je možné vyexportovat do .pdf dokumentu pomocí volby Reporty v záhlaví detailu cestovního příkazu.