Workflow

Prostřednictvím workflow se definují procesy v jednotlivých modulech, resp. agendách. Každý doklad je vázán na konkrétní agendu a každá agenda má nastaven právě jeden proces. Každý proces má jeden výchozí stav, od kterého se odvíjí veškeré následné stavy. Workflow je vždy vázáno na konkrétní modul. Protože jedno workflow může být použito ve více agendách, nastavuje se až v detailu agendy, kterým workflow se bude řídit a který ze stavů bude výchozí.

Na obrázku níže je příklad jednoduchého workflow helpdeskového požadavku, včetně specifikace rolí, které mají oprávnění zadávat konkrétní stavy a notifikací, které jsou v jednotlivých stavech definovány.

V aplikaci naleznete možnost nastavení a seznam již existujících workflow Administrační menu > Systém > Workflow

Seznam modulů, ke kterým se nastavují workflow

• Cestovní příkazy
• Číselníky > Partneři
• Helpdesk
• Intranet > Rezervace
• Klíčové hospodářství
• Majetek
• Nákup > Faktury přijaté
• Nákup > Nákupní objednávky
• Nákup > Pokladní doklady
• Obchod > Nabídky
• Obchod > Obchodní příležitosti
• Personalistika > Kalendář událostí
• Pošta > Pošta doručená
• Pošta > Pošta odeslaná
• Prodej > Faktury vydané
• Projekty > Rozpočty zakázek
• Projekty > Zakázky
• Publikace dokumentů
• Prodej > Podklady k vyúčtování
• Projekty > Rozpočty zakázek
• Projekty > Zakázky
• Publikace dokumentů
• Servis > Pracovní úkony
• Servis > Zařízení údržby
• Sklad > Převodky
• Sklad > Příjemky
• Sklad > Výdejky
• Smlouvy

Přehled

V přehledu jsou zobrazený všechny workflow v aplikaci. Filtrovat můžete podle modulu a podle sloupců:

• Id – ID workflow.
• Modul – modul ke kterému workflow bylo nastaveno.
• Název – název workflow.
• Agendy – počet agend které dané workflow používají.
• Popis – popis workflow pro lepši orientaci.
• Lupa – volba pro úpravu nastavení workflow.

Přes volbu Eskalace se otevře nastavení eskalace.

Volba Řešitele ve workflow umožnuje definovat skupinu uživatel který se budou nabízet při přechodu stavu workflow, pokud budou splněný definovány podmínky. Přes volbu Nový záznam nastavíme nová pravidla a řešitelé u přechodu stavu.

• Řešitelem je – možnost vybrat kdo se stane řešitelem, uživatel nebo skupina (role). V případě výběru Skupiny (role) je možné nastavit, zda nabízet k výběru konkrétního řešitele uživatelé obsažených v dané roli.
• Agenda – podmínka na agendu v dokladu.
• Výchozí stav – výběr výchozího stavu.
• Následný stav – výběr následného stavu.
• Typ požadavku/úkonu – výběr typu požadavku který bude podmínkou pro výběr daného řešitele.
• Objekt – výběr objektu který bude podmínkou pro výběr daného řešitele.
• Technologie – výběr technologie která bude podmínkou pro výběr daného řešitele.
• Zákazník – výběr partnera který bude podmínkou pro výběr daného řešitele.
• Entita – výběr entity která bude podmínkou pro výběr daného řešitele.
• Středisko – výběr střediska které bude podmínkou pro výběr daného řešitele.
• Skupina nákupu – výběr skupiny nákupu která bude podmínkou pro výběr daného řešitele.
• Uživatelský atribut – možnost vybrat hodnotu uživatelského atributu která bude podmínkou pro výběr daného řešitele.

Nový záznam

Volba otevře dialogové okno pro nastaveni nového workflow.

Proces Workflow

V této části je k nastavení Modul, Název, Popis.

• Modul – výběr modulu, ve kterém se bude dát workflow použít. Povinná volba.
• Název – pojmenování workflow. Povinný údaj.
• Popis – možnost pro popsání daného workflow, pro lepší orientaci.

Stavy workflow

V sekci naleznete přehled stavů, které dané workflow používá, a možnosti práce se stavy.

• Nový stav – Vytvoří nový stav, který bude přiřazen k danému workflow. Nastavení nového stavu se provádí v sekcích Detail stavu workflow, Následné stavy a Předchozí stavy.
• Přidat existující stav – možnost pro přidání již existujícího stavu z jiného workflow.
• Smazat vybrané stavy – volba smaže označené stavy z workflow. Pokud zvolený stav je použit pouze v jednom workflow a nebyl zapsán nikdy v systému, bude takový stav smazán úplně ze systému. Pokud se stav nachází v jiném workflow, bude takový stav smazán pouze ve vybraném workflow. Pokud stav byl již zapsán v dokladu a je zapsán pouze ve vybraném workflow, bude takový stav smazán z workflow ale ne ze systému, to znamená, že ID stavu workflow bude již zabráno v systému a nebude možné znovu vytvořit stav se stejným ID.

Pro úpravu nastavení již existujícího stavu workflow můžete kliknout na název konkrétního stavu nebo ikonu lupy úplně vpravo u konkrétního stavu.

Detail stavu workflow

Sekce obsahuje základní nastavení stavu.

• ID – číselný identifikátor stavu. V naprosté většině případů se nastavuje stejný jako Kód. Pokud zůstane nevyplněn, bude automaticky doplněn systémem.

• Název stavu – pojmenování stavu, např. “Nový požadavek”, “V řešení”, “Uzavřeno”...
• Kód – číselný identifikátor stavu, stejně jako ID. V provozních modulech (v přehledech a detailech) se jednotlivé stavy běžně zobrazují ve formátu „Kód: Název“. V přehledech ve filtrační části jsou potom seřazené dle pole „Kód“, které bývá v naprosté většině případů totožné jako ID. Pokud nevyplníte, systém přiřadí hodnotu z ID automaticky.
• Popis stavu – zobrazuje se jako nápověda po najetí myší na volbu tohoto stavu v detailu konkrétního dokladu.
• Ikona - možnost vybrat ikonu, která se bude zobrazovat u daného stavu v přehledech dokladů a dále také v detailu dokladu u konkrétních tlačítek návazných stavů. Správná ikona výrazně zjednoduší přehlednost a stane se užitečnou mnemotechnickou pomůckou. Ikony nejsou podporovány v mobilní aplikaci INSIO.
• Barva textu – možnost zvolit barvu textu. Nastavení se používá pouze pro mobilní aplikaci INSIO.
• Barva pozadí – možnost zvolit barvu pozadí. Nastavení se používá pouze pro mobilní aplikaci INSIO.
• Aktivní – pokud volba zůstane prázdná, daný stav se nebude nabízet uživatelům ve workflow. Volba je vázaná přímo na stav, tudíž se nastavení projeví ve všech workflow, kde se daný stav workflow nachází.

Následné a Předchozí stavy

V sekci se nastavují přechody mezi jednotlivými stavy ve workflow a co se má stát při přechodu do následného stavu. Po zvolení Nový záznam se otevře dialogové okno Definice následných stavů s možnostmi nastavení. Volba Smazat smaže vybrané přechody stavů.

Definice následných stavů

Posloupnost stavů

• Výchozí stav – volba výchozího stavu, v případě, že jste vybrali Nový záznam ze sekce následně stavy, tahle hodnota již bude předvyplněná stavem, který nastavujete a nebude možné ji změnit.
• Následný stav – volba stavu, který bude moci uživatel zvolit v případě, když bude workflow na dokladu aktuálně ve stavu, který je uveden ve volbě Výchozí stav. Pokud jste vybrali Nový záznam přes sekci Předchozí stavy, tato hodnota již bude předvyplněna stavem, který nastavujete, a nebude možné ji změnit.
• Typ workflow – možnost výběru, zda se jedná o přechod mezi stavy typu Sériové nebo Paralelní.

Řešitel

• Já řešitel – nastaví jako řešitele následného stavu uživatele, který zvolil následný stav.
• Řešitel zadavatel – nastaví se jako řešitel následného stavu uživatel, který zadal příslušný doklad/požadavek do aplikace.
• Poslední řešitel – nastaví řešitelem uživatele, který byl ve workflow posledním řešitelem.
• Nadřízený – nastaví řešitelem nadřízeného v organizační struktuře dle dodatečného nastavení: Nadřízeného zadavatele stavu, Nadřízeného posledního řešitele nebo Nadřízeného řešitele posledního stavu.
• Podřízení zaměstnanci – nastaví řešitelem podřízeného v organizační struktuře dle dodatečného nastavení: Podřízeného zadavatele stavu, Podřízeného posledního řešitele nebo Podřízeného řešitele posledního stavu.
• Podřízení zaměstnanci dle oprávnění – nastaví řešitelem podřízeného v organizační struktuře dle dodatečného nastavení: Podřízeného zadavatele stavu, Podřízeného posledního řešitele nebo Podřízeného řešitele posledního stavu a dle oprávnění v organizační struktuře, seznam dostupných oprávnění: DochazkaCteni; DochazkaEmailStav; DochazkaEmailUdalosti; DochazkaOdmenyCteni; DochazkaOdmenyZapis; HrMzdyCteni; HrUvazkyCteni; PostIncoming.Solver; PostOutgoing.Solver.
• Řešitel stavu – nastaví řešitelem uživatele, který byl řešitelem nejnovějšího výskytu vybraného stavu v rámci workflow daného dokladu.
• Zadavatel stavu – nastaví řešitelem uživatele, který byl zadavatelem nejnovějšího výskytu vybraného stavu v rámci workflow daného dokladu.
• Řešitel ze skupiny – uživateli bude nabídnut výběr uživatelů ze zvolené skupiny, uživatel může vybrat právě jednoho řešitele.
• Řešitel uživatel – nastaví řešitelem zvoleného uživatele. Nastavení neobejde nastavení oprávnění, tudíž pokud uživatel nemá oprávnění na daný modul, agendu... nebude schopný se k danému dokladu dostat i když bude ve workflow řešitelem.
• Řešitelé ve workflow – možnost nastavení řešitelství na uživatele, skupinu/roli, podle nastavení kombinace omezení na hodnoty: Typ požadavku/úkonu, Objekt, Technologie, Zákazník, Entita, Středisko, Skupina nákupu a Uživatelský atribut. Daným nastavením je možné rozšířit pravidla podle kterých se vybírá konkrétní uživatel jako řešitel, případně nastavení umožňuje vybrat jako řešitelem následného stavu všechny uživatelé kteří patří do vybrané role/skupiny. V případě výběru role/skupiny a teda přiřazení vícero uživatelů k jednomu stavu workflow se tady nejedná o paralelní workflow, pouze může daný stav řešit jakýkoliv uživatel který byl přiřazený.

Řešitelé akci

Sekce nastavení je k dispozici pro Typ workflow paralelní. Paralelní typ workflow slouží pro řešení situaci, kdy potřebujeme ve workflow u jednoho přechodu vyjádření/potvrzení/zamítnutí od vícero uživatelů kteří se mohou měnit na základě nastavených pravidel jako například středisko u faktury nebo typ dokladu.

• Zobrazit dostupné řešitele – možnost nechat uživateli zobrazit okno s vygenerovanými uživateli kteří budou řešiteli akcí.
• Dodateční řešitelé – možnost nechat uživatelé který zadává přechod workflow do paralelního přechodu, aby mezi řešitelé akci přidal ručně dodatečně dalšího uživatele.
• Výběr řešitelů – Umožňuje dodatečný výběr vygenerovaných řešitelů: všichni předvybraní = řešitelé jsou automaticky předvybraní, je možné odznačit konkrétní řešitele; nikdo předvybraný = z vygenerovaných řešitelů není nikdo předvybraný, je možné označit konkrétní řešitele.

Přehled řešitelů

V sekci jsou zobrazený všichni řešitele akcí v paralelním přechodu workflow, po otevření řešitele přes volbu Lupa se zobrazí nastavení podmínky pro daného řešitele akci. Přes volbu Nový řešitel můžete vybrat uživatele jako řešitele akcí.

Typ řešitele v sekci nastavíme, kdo se stane řešitelem akce v daném přechodu workflow

• Řešitel – možnost vybrat jednu z následujících možnosti:
  • Zadavatel
  • Zapisovatel
  • Řešitelem je uživatel, který zadává stav workflow
  • Poslední řešitel
  • Řešitel stavu – zde se zobrazí možnost výběru stavu workflow ze kterého chceme vybrat řešitele
  • Zadavatel stavu – zde se zobrazí možnost výběru stavu workflow ze kterého chceme vybrat řešitele
  • Uživatel – zde se zobrazí možnost vybrat konkrétního uživatele v aplikaci.
  • Výběr ze skupiny – zde se zobrazí možnost vybrat konkrétní skupinu v aplikaci.
  • Výběr z definovaných řešitelů – zde se zobrazí možnost na nastavení Řešitelé ve workflow
  • Manažer střediska
  • Manažer zakázky
  • Manažer zakázky dle rozúčtování
  • Manažer objektu
  • Zástupce manažera objektu
  • Správce objektu
  • Řešitel záznamu (požadavek, servisní úkon)
  • Garant požadavku
  • Odpovědné osoby – zde se zobrazí možnost výběru konkrétních odpovědných osob
  • Příjemce pošty
  • Podřízení příjemce pošty
  • Nadřízený – zde se zobrazí možnost výběru, kterému uživateli ve workflow, bude aplikace hledat nadřízeného. Je možné vybrat z možnosti Zadavatele stavu, Posledního řešitele a Řešitele posledního stavu.
  • Podřízení zaměstnanci – zde se zobrazí možnost výběru kterého uživatele ve workflow bude aplikace hledat podřízených
  • Podřízení zaměstnanci (dle oprávnění) –
  • Pozice organizační struktury – zde se zobrazí možnost výběru pozice v organizační struktuře
  • Uživatelský definovaní řešitelé z detailu záznamu –

Omezení

v sekci můžete nastavit podmínky které musí být splněné, aby se daný řešitel akce přiřadil ve workflow, pokud není nastavené žádné omezení, řešitel se přiřadí vždy. Přes volbu AND můžeme vytvořit nové pravidlo omezení. V novém okně nastavíte dané pravidlo, přes volbu Atribut můžete vybrat jednu z následujících možnosti:

• Agenda
• Celková cena bez DPH
• Celková cena bez DPH v měně entity
• Číslo dokumentu
• Druh technologie
• Email
• Entita
• Hodnoty uživatelských atributů
• Interní popis
• Jméno
• Měna
• Nákupní objednávka
• Nákupní objednávka > Agenda
• Nákupní objednávka > Celková cena bez DPH
• Nákupní objednávka > Celková cena bez DPH v měně entity
• Nákupní objednávka > Celková fakturovaná cena bez DPH v měně entity
• Nákupní objednávka > Entita
• Nákupní objednávka > Hodnoty uživatelských atributů
• Nákupní objednávka > Interní popis
• Nákupní objednávka > Měna
• Nákupní objednávka > Objekt
• Nákupní objednávka > Objekt > Manažer objektu
• Nákupní objednávka > Objekt > Správce objektu
• Nákupní objednávka > Objekt > Zástupce manažera objektu
• Nákupní objednávka > Položky > Celková cena položek podle střediska v měně entity
• Nákupní objednávka > Položky > Hodnoty dimenzí č.1/2/3/4/5 všech položek
• Nákupní objednávka > Rozdíl mezi objednávkou a fakturací v měně entity
• Nákupní objednávka > Skupina nákupu
• Nákupní objednávka > Středisko
• Nákupní objednávka > Středisko > Manažer střediska
• Nákupní objednávka > Zadavatel
• Nákupní objednávka > Zakázka
• Nákupní objednávka > Zakázka > Manažer zakázky
• Nákupní objednávka > Zakázka > Obchodník zakázky
• Nákupní objednávka > Zakázka > Středisko
• Nákupní objednávka > Zakázka > Středisko > Manažer střediska
• Nákupní objednávka > Zakázka > Technik zakázky
• Název dokumentu
• Objekt
• Objekt > Manažer objektu
• Objekt > Správce Objektu
• Objekt > Zástupce manažera objektu
• Partner
• Položky > Celková absolutní cena položek podle střediska v měně entity
• Položky > Celková cena položek podle střediska v měně entity
• Položky > Hodnoty dimenzí č.1/2/3/4/5 všech položek
• Popis dokumentu
• Rozdíl mezi objednávkou a fakturací v měně entity
• Skupina nákupu
• Středisko
• Středisko > Manažer střediska
• Typ dokladu
• Typ požadavku
• Typ zprávy
• Zadavatel
• Zakázka
• Zakázka > Manažer zakázky
• Zakázka > Obchodník zakázky
• Zakázka > Středisko
• Zakázka > Středisko > Manažer střediska
• Zakázka > Technik zakázky

Po zvolení atributu dále vybereme Operátor:

• Prázdná hodnota – řešitel akci se vybere vždy když daný atribut bude prázdná hodnota
• = – řešitel akci se vybere vždy když atribut bude rovný vybrané hodnotě
• Obsahuje libovolnou hodnotu – řešitel akci se vybere vždy když atribut nebude prázdná hodnota
• Obsahuje – řešitel akci se vybere vždy když atribut bude obsahovat některou ze zvolených hodnot
• Neobsahuje – řešitel akci se vybere vždy když atribut nebude obsahovat jednu nebo vícero zvolených hodnot
• Regulérní výraz – možnost použití REGEX.
• WildCard – možnost použití WildCard znaku.

Podřízení řešitelé – sériová větev v paralelním workflow

V sekci dokážeme zařadit další řešitelé akci který se, ale vyjadřují k akcím až po tom, co se vyjádří řešitel, který je nadřízen v nastavení.

Akce

V sekci nastavíme jednotlivé akce, které budou řešitelům k dispozici a na základě kterých pak budeme vyhodnocovat daný přechod workflow. Přes volbu Nová akce otevřeme okno pro nastavení nové akce, nebo přes volbu lupa u již vytvořené akce, otevřeme okno pro její editaci.

Nová akce

• Název – pole pro zadání názvu dané akce. Akce se pak zobrazuje řešitelům jako stav workflow v dokladu a název je zobrazen uživatelům. Povinná hodnota.
• Obrázek – výběr obrázku který se bude zobrazovat u akce ve workflow uživatelům. Povinná hodnota.
• Popis – možnost zapsat popis akce pro usnadnění administrace dalším administrátorům.
• Pořadí – možnost nastavit pořadí ve kterém se akce bude zobrazovat. Pořadí nastavujeme jako číselnou hodnotu, kde pak systém zobrazuje jako první akce s nejnižším číslem.
• Povinná poznámka – volba nastaví, že uživatel musí zapsat poznámku jinak mu systém neumožní volbu dané akce.
• Ukončit sériovou větev – volba nastaví, že pokud uživatel zvolí danou akci tak již se nevyjadřují podřízený řešitelé pod daným řešitelem.
• Ukončit paralelní větev – volba nastaví, že pokud uživatel zvolí danou akci, tak již se ukončí rozhodování pro další uživatele, kteří by se v tuto chvíli také mohli vyjadřovat a již se přechází k vyhodnocení.
• Potvrzení – volba zobrazí uživateli dialogové okno pro potvrzení volby dané akce.
• Aktivní – volba označující, zda je akce aktivní.

Vyhodnocení

V sekci nastavíme pravidla workflow, které nastanou v případě, že jsou splněný podmínky akci. Přes volbu Nová forma vyhodnocení otevře okno pro nastavení nového vyhodnocení akcí. Volba Lupa, u již existujícího vyhodnocení otevře okno pro úpravu daného vyhodnocení.

• Pokud – nastavení podmínky, výběr volby z možnosti: Všechny akce odpovídají, Alespoň jedna akce odpovídá, Žádná z akcí neodpovídá, Žádný řešitel.
• Akci – výběr akce na kterou se bude vztahovat volba Pokud.
• Nastav stav – výběr stavu workflow který se nastaví, pokud je splněná podmínka Pokud pro zvolenou akci.

• Pořadí vyhodnocení – možnost nastavit prioritu vyhodnocování, čím nižší číslo, tím větší priorita při vyhodnocování.
• Tím jest vyhodnocování hotové – volba která ukončí vyhodnocování, pokud je splněná podmínka a již se nečeká na akci dalších řešitelů akci kteří se nestihli vyjádřit nebo byli jako podřízený řešitele akcí.
• Nastavit předchozí stav – volba, která způsobí, že ve workflow při zvolení stavu, který je vybrán v poli Následný stav, nastaví stav, který byl ve workflow u dokladu před stavem, který je zvolen v poli Výchozí stav. Volba se používá, pokud je nutné, aby uživatelé měli možnost se vrátit do předchozího stavu ve workflow.
• Povinná poznámka – při daném přechodu bude vynuceno vyplnění poznámky u workflow uživatelem.
• Vybrat řešitele – umožní uživatelům vybrat řešitele následného stavu ze seznamu Řešitelé ve workflow.

Omezení

V sekci naleznete možnosti pro nastavení dalších podmínek, pro které uživatelé nebo doklady bude přechod dostupný.

Dle hodnot záznamu

• Agenda – zpřístupní přechod workflow pouze ve vybrané agendě.
• Entita – zpřístupní přechod workflow pouze ve vybrané entitě.
• Středisko – zpřístupní přechod workflow pouze pro vybrané středisko.
• Typ úkonu/Typ dokladu – zpřístupní přechod workflow pouze pokud je na dokladu vybrán stejný Typ úkonu/Typ dokladu.

Činnosti

V sekci naleznete možnosti pro nastavení automatického generováni PDF souboru nebo Digitálního podpisu při přechodu stavů. Soubory se vloží jako příloha v záložce dokumenty v dokladu.

• Šablona – výběr šablony ze které se bude PDF soubor generovat.
• Typ přílohy – výběrem definujete typ přílohy pod kterým se uloží PDF soubor.
• Digitální podpis – volba zajistí v dokumentu automatické podepsání konkrétního typu přílohy digitálním certifikátem, který má uživatel nahrán ve svém profilu. V případě, že uživatel z bezpečnostní důvodů nemá v systému uložené heslo, vyzve ho systém během přechodu k zadání hesla. Digitálně podepsaný soubor je v dokumentu uložen jako další verze dané přílohy.
• Typ přílohy k podpisu – výběrem definujete typ přílohy pod kterým se uloží digitální podpis.

Rozšířené

V sekci nalezneme dodatečné možnosti nastavení jako například Emailem řízená změna stavu.

Klíčová slova - zde můžeme zapsat slova které bude aplikace hledat na začátku emailu a pokud je nalezne tak posune stav workflow u daného dokladu do následného stavu. Více slov oddělíme čárkou. Aplikace je case sensitive tudíž je nutné vypsat všechny varianty zapsaní pro jedno slovo, například Ano,ano,ANO.

Nastavit předchozí stav – volba, aby aplikace po přechodu do následného stavu automatický opět nastaví předchozí stav.
Povinná poznámka – volba nastaví poznámku k workflow jako povinou a není možné posunout stav workflow bez zaspání poznámky.

Další možnosti práce s workflow

Křížek – slouží pro uzavření okna nastavení workflow. Všechny neuložené změny budou ztraceny.
Uložit – slouží k uložení provedených změn v nastavení.
Smazat – slouží pro smazání workflow ze systému.