Agendy Nákupní objednávky

V aplikaci se k agendám dostaneme cestou Administrační menu > Systém > Agendy.

Obecné informace o nastavení agend je k dispozici ZDE, dále se zaměříme na specifické nastavení agend v modulu Nákupní objednávky.

V levé části nastavení agendy definujete naleznete sekce Základní údaje, Číslování záznamů, Workflow a Emaily a komunikace.

Základní údaje

• Modul = Nákupní objednávky
• Název agendy – volba pro definování názvu agendy. Povinná volba.
• Kód agendy – Unikátní kód, který může být dále využitý v číslování požadavku.
• Aktivní – volba, zda je agenda v aplikaci aktivní.

Číslování záznamů

• Přednastavené – Vybere formát číslování z číselných řad v aplikaci podle zvoleného modulu v nastavení dané agendy.
• Vlastní – Do pole napíšete vlastní definici masky ve formátu, kde hvězdičky jsou následně zaměňovány za posloupnou číselnou řadu, ve zkratce řečeno. Tzn. např. formát „PU****“ nám u prvního záznamu vygeneruje číslo „PU0001“ u druhého „PU0002“ atd. V případě vlastní definice masky se vyplněná hodnota automaticky ukládá mezi existující číselné řady a je označena jako uzamčená číselná řada.

Workflow

• Proces – Workflow, které budete využívat v dané agendě.
• Výchozí stav – Definice výchozího stavu z vámi vybraného procesu workflow. Tento stav získává smlouva při založení v systému.
• Stavy zrušeno – Stav/y, které značí zrušení smlouvy.
• Stavy ukončeno – Stav/y, které značí ukončení procesu se smlouvou.

Emaily a komunikace

V sekci máte možnost nastavit, jak má být řízená emailová komunikace v rámci dané agendy.

• Emailový účet – výběr emailového účtu který se použije pro odeslání emailu z dané agendy. Výběr z již nastavených účtu v aplikaci.
• Šablona emailu – výběr šablony emailu která se použije pro nový email v dané agendě.
• Šablona emailu při odpovědi – výběr šablony emailu která se použije pro odpověď v dané agendě.
• Zápis stavu při odpovědi – možnost vybrat stav workflow který se nastaví, když přijde odpověď na email do aplikace.
• Opakovat poslední stav – volba nastaví opět stav workflow který byl před doručením odpovědi.
• Nastavit posledního řešitele – volba nastaví po změně stavu workflow řešitele který byl naposledy řešitelem ve workflow.

V pravé části naleznete záložky Nastavení, Přenos dokladů, Povolené akce, Návazné agendy.

Nastavení

V záložce naleznete specifické nastavení agend pro modul Nákupní objednávky.

• Email – výchozí report – výběr tiskového reportu objednávky podle kterého se generuje .pdf soubor objednávky
• Email – odeslat kopii odesílateli – volba, zda se má odesílat kopie emailu z objednávky na odesílatele
• Email – potvrzení o doručení zprávy – volba, zda emaily odeslané z objednávek dané agendy se budou zasílat s delivery status notification, zde je potřeba aby SMTP server podporoval DSN
• Email – uložit jako přílohu – volba, zda se má odeslaný email uložit a připojit k objednávce jako příloha
• Email – ukládat jako typ přílohy – výběr typu přílohu pod kterým se má email uložit k objednávce
• Periodické objednávky – volba umožní vybrat období pro které je daná objednávka v detailu objednávky
• Kategorizace položky – možnost v detailu objednávky kategorizovat jednotlivé položky
• Autocomplete u kódu položky – volba zapne automatické dokončování kódu položky podle kódů v produktovém katalogu
• Autocomplete u názvu položky – volba zapne automatické dokončování kódu položky podle názvu v produktovém katalogu
• Poznámka v položkách – volba zpřístupní možnost přidat poznámku přímo k položce v detailu objednávky
• Výběr položek z katalogu – volba umožní otevřít katalog produktů a vybrat z něj produkty do objednávky
• Manuální zadávání položek – volba umožní uživatelům zapsat ručně položku do objednávky bez vazby na katalog produktů
• Manuální zadávání dodavatele položky – možnost u položky vybrat dodavatele z číselníku partnerů
• Zamezit přidání položek více dodavatelů – volba znemožní přidat položky do jedné objednávky od dvou a více dodavatelů
• Povolit sériová čísla – volba umožní zadání sériových čísel k položkám objednávky přes volbu v sloupci SN
• Zobrazit rozúčtování položek – volba zpřístupní sekci rozúčtování v detailu objednávky
• Zobrazit v položkách předkontaci – volba zobrazí možnost výběru předkontaci v položkách rozúčtování
• Zobrazit v položkách středisko – volba zobrazí možnost výběru střediska v položkách rozúčtování
• Zobrazit v položkách zakázku – volba zobrazí možnost výběru zakázky v položkách rozúčtování
• Zobrazit v položkách činnost – volba zobrazí možnost výběru činnosti v položkách rozúčtování
• Zobrazit v položkách produkt – volba zobrazí možnost výběru produktu v položkách rozúčtování
• Zobrazit v položkách dimenzi 1-5 – volby pro zobrazení uživatelských atributu v položkách rozúčtování
• Zahrnout do limitů – objednávky dané agendy se budou uživatelům započítávat do limitu objednávek
• Stavy, ve kterých se kontroluje aktivnost záznamů – volba může kontrolovat ve vybraných stavech, zda jsou atributy: Agenda, Entita, Objednatel, Dodavatel, Středisko a Zakázka v aplikaci pořad aktivní, pokud se u některého záznamu aktivnost změnila a objednávka projde stavem ve kterém se má kontrolovat daná aktivnost, pak se daný atribut vyznačí v detailu objednávky červeným vykřičníkem, aby uživatel byl upozorněn na danou změnu
• Objednávky v prodlení omezit pro stavy – možnost vybrat stavy workflow kde se bude kontrolovat datum dodáni u objednávky, v případě, že objednávka v daném stavu se bude blížit k datu dodání (3 dny) pak se objednávka v přehledu ve sloupci Dodání vyznačí žlutě, pokud již datum dodání byl pak se vyznačí červeně
• Při odeslání emailu upozorňovat na typy příloh – možnost definovat typu příloh které pokud by měli být odeslány z objednávky, bude aplikace vyžadovat potvrzení od uživatele, zda je skutečně chce odeslat
• Zobrazení cen (DPH) – možnost nastavení pravidla podle kterého se bude v objednávce zobrazovat cena s a bez DPH
• Výchozí způsob dopravy – možnost definovat výchozí způsob dopravy u objednávek dané agendy

Globální nastavení

• Ignorovat nulové položky (email dodavateli) – volba způsobí, že se položky, kde bude množství 0 nebudou zasílat dodavateli v objednávce, vhodné, pokud kopírujeme pravidelně objednávku, kde ale neobjednáváme vždy všechny položky, takhle je nemusíme mazat z objednávky stačí nastavit množství 0
• Skrýt komunikační jazyk – volba skryje možnost výběru komunikačního jazyka v sekci Dodavatel v detailu objednávky dané agendy
• Zobrazit v přehledu součtový řádek – volba zobrazí možnost zobrazit součtový řádek v přehledu objednávek, nastavení je sdílené napříč agendami v modulu nákupní objednávky
• Obecný způsob výpočtu limitů – volba pro nastavení logiky počítaní limitů/rozpočtů, pro 99 procent případů volbu necháme zapnutou

Skupiny stavů

V sekci můžeme nastavit stavy workflow ve kterých se budou provádět automatické změny u položek ve skladu které jsou objednány v nákupní objednávce. Výčet skupin je:

• Ordered
• Confirmed
• Delivered
• PartiallyDelivered
• Canceled

Přenos dokladu

sekce obsahuje již nepodporované nastavení které se v aplikaci již nepoužívá.

Povolené akce

V sekci nalezneme možnosti nastavení jednotlivých akci, které mohou uživatele provést ve vybraných stavech workflow v nákupní objednávce dané agendy. Pro úplnost naleznete níže seznam všech povolených akci pro agendy v modulu Nákupní objednávky.

Návazné agendy

V záložce můžete nastavit návazné agendy pro danou agendu. Tudíž pokud se stává, že v systému vzniká z jednoho požadavku/dokumentu jiný požadavek/dokument – z požadavku úkon, z požadavku nabídka, z požadavku objednávka atd, je nutný nastavit vazby mezi jednotlivými agendami kde vzniká potřeba tvorby nových požadavků/dokumentů z jiných požadavků/dokumentů.

Nový záznam

V sekci můžete nastavit novou návaznou agendu.

• Agenda – volba agendy v aplikaci na kterou má být agenda navázaná. Povinná volba.
• Stav – volba výchozího stavu workflow, pokud vznikne nový požadavek/dokument jako návazný.
• Parametry zápis – pokud se shodují uživatelské atributy ve zdrojovém dokladu a cílovém dokladu, jejich hodnoty se při zápisu překopírují.
• Parametry změna – v případě shodných uživatelských atributů mezi návaznými doklady dochází při změně v jenom z nich k přepsání (aktualizaci) v druhém dokladu.
• Výchozí – tato volba je platná pouze v následujících modulech:
  • Podklady k vyúčtování – při vyúčtování se fakturuje primárně do té agendy, která jako návazná a výchozí.
  • Pošta odeslaná – v případě odpovědi na poštu se odpověď zapíše primárně do návazné agenda, která je označena jako výchozí.
• Zachovat číslo – volba je funkční pouze pro agendy v modulu Smlouvy.

Nastavení je nutné potvrdit volbou Uložit.

Seznam návazných agend

v sekci naleznete všechny návazné agendy a jejich nastavení které můžete upravit, nebo vazbu zrušit přes volbu koše.