Detail cestovního příkazu

Detail cestovního příkazu obsahuje následující sekce:

• Základní údaje
• Zadání cesty
• Náklady – Průběh cesty, Cestovní náklady, Úhrady
• Dokumenty
• Vyúčtování, Kurz a Záloha
• Workflow

V cestovních příkazech jsou podporovány uživatelské atributy. Atributy mohou mít formát:

• Textové pole
• Výklopný box
• Zaškrtávací box
• Datumové pole

Základní údaje

Tato sekce obsahuje základní kategorizaci údajů o cestovním příkazu:

• Číslo – dle nastavení číselné řady
• Agenda – řada dokladů (možné rozdělení např.: tuzemské cesty, zahraniční cesty)
• Entita – společnost, které se daná cesta týká
• Středisko – výběr z číselníku středisek
• Zakázka – výběr z číselníku zakázek

Zadání cesty

V rámci zadání informací o cestě uživatel může vyplnit následující atributy:

• Zaměstnanec a jeho úvazek – vazba na seznam pracovníků, zaměstnanec musí mít aktivní pracovní úvazek.
• Spolucestující – vazba na seznam pracovníků, v návaznosti na změnu stavu workflow cestovního příkazu je možné automaticky vygenerovat cestovní příkaz pro spolucestující.
• Účel a průběh cesty – libovolný text
• Místo jednání – libovolný text + vazba na číselník zemí
• Počátek cesty – datum od, libovolný text pro definici místa, vazba na číselník zemí
• Konec cesty – datum do, libovolný text pro definici místa, vazba na číselník zemí
• Způsob dopravy – číselník způsobů dopravy
• Vozidlo – seznam automobilů
• Předpokládané výdaje – odhad nákladů na cestu
• Záloha – check box, zda zaměstnanec požaduje zálohu, v případě zaškrtnutí se zobrazí doplňující údaje:
  • Výše požadované zálohy
  • Způsob vyplacení – číselník typů úhrad
  • Číslo účtu/IBAN – v případě vybraných typů úhrad (např. převodem na účet). 2 varianty zápisu účtu: číslo účtu/kód banky x IBAN (nastavitelné v ovládacích prvcích formuláře).
• Poznámka - libovolný text

Náklady

Po absolvování cesty pracovník vyplní průběh cesty a vyúčtuje náklady s cestou spojené. Systém podporuje automatické výpočty stravného dle trvání cesty, výpočet cestovních náhrad za použití soukromého vozidla (náhrada za pohonné hmoty, amortizace), dále výpočet kapesného v případě zahraničních cest (% z denní hodnoty stravného).

Průběh cesty zaměstnanec vyplní do tabulky následovně:

• Datum od + čas
• Datum do + čas
• Přerušení pracovní cesty – v případě, že zaměstnanec zaškrtne přerušení pracovní cesty nemá za tento časový úsek nárok na stravné
• Odkud – místo odjezdu
• Kam – místo příjezdu
• Stát – klíčový pro správný výpočet stravného a kapesného
• Doprava – výčet způsobů dopravy – v případě výběru dopravy osobním automobilem se aplikuje výpočet cestovních náhrad
• Km – počet ujetých kilometrů – slouží pro výpočet cestovních náhrad v případě jízdy osobním automobilem
• Cena PHM/l – cena za pohonné hmoty, tato cena je zobrazena v návaznosti na vybrané vozidlo, případně ji zaměstnanec může uvést ručně, pokud je umožněno

Pokud jednotlivé záznamy v průběhu cesty nenavazují (datum DO v prvním řádku se nerovná datumu OD v řádku následujícím), rozdíl v časech je připočten k délce trvání řádku následujícího. V případě, že v rámci "nevykázaného času" dojde k překročení půlnoci, čas před půlnocí je připočten k době trvání řádku prvního, čas po půlnoci je připočten k řádku následujícímu.

Náklady za pracovní cestu jsou v INSIO rozděleny do 6. základních sekcí:

• Nocležné – zaměstnanec ručně zapíše výši nákladů + uvede měnu
• Vedlejší cestovní náklady – zaměstnanec ručně zapíše výši nákladů + uvede měnu
• Jízdné – suma dle tabulky Průběh cesty
• Cestovní náhrady – výpočet dle tabulky Průběh cesty (amortizace + náhrada za PHM)
• Bezplatné jídlo (S, O, V) – zaměstnanec vyplní v případě, že mu za daný den bylo poskytnuto bezplatné jídlo, následně dochází ke krácení stravného
• Kapesné – % hodnota ze základního denního stravného (v případě zahraničních cest)

V případě, že náklady na pracovní cestu preferujete evidovat dle jednotlivých dokladů (účtenek), nikoliv souhrnně dle dnů, je možné v cestovních příkazech zobrazit sekci Úhrady. Sekci je zobrazit pomocí nastavení na agendě cestovních příkazů. Sekce Úhrady je umístěna nad přehled cestovních nákladů.

V případě použití sekce Úhrady je část sekce Cestovní náklady needitovatelná (nocležné, vedlejší cestovní náklady, jízdné) a jsou do ni automaticky přenášeny hodnoty z části Úhrady.

V rámci jednotlivých úhrad je umožněno evidovat následující údaje:

• Datum – datum účtenky, uvedené datum musí být v rozsahu průběhu cesty
• Položka – popis úhrady, textové pole
• Částka – částka v měně dokladu
• Měna – měna dokladu
• Částka tuzemská – částka dokladu přepočtena do tuzemské měny (dle měny entity v hlavičce cestovního příkazu)
• Forma úhrady – číselník typů úhrad. Nabízí se ty úhrady, které jsou platné pro Cestovní příkaz - Vyúčtování
• Typ nákladu – vazba na tabulku Cestovní náklady. Dle zvoleného typu nákladu je hodnota úhrady v tuzemské měně započtena do tabulky Cestovních nákladů.
• Kategorie – číselník kategorií, slouží pro detailnější kategorizaci cestovního nákladu
• Dokumenty – dokumenty vztahující se k dané úhradě

Dokumenty

Do sekce Dokumenty je možné přiložit libovolné přílohy související s pracovní cestou (například: účtenky za ubytování, pohonné hmoty atp.)

Vyúčtování, Kurzy a Záloha

V sekci Vyúčtování jsou viditelné celkové cestovní náklady na pracovní cestu a výše doplatku v tuzemské měně. V případě, že byla zaměstnanci vyplacena záloha, je výše doplatku o zálohu ponížena. V případě využití sekce Úhrady je doplatek rovněž ponížen o ty náklady, u kterých je uveden typ úhrady, který nemá být zaměstnanci vyplácen (např.: náklad byl hrazen firemní kartou). Pokud byly některé výdaje uvedeny v jiné než tuzemské měně, pro přepočet nákladů je využit kurzovní lístek, tedy kurz, který byl platný k 1. dni cesty. Pro správný výpočet je nutné, aby měla interní entita uvedenou výchozí měnu (detail partnera > fakturace > výchozí měna).

Dále je možné vyplnit tyto atributy:

• Způsob vyplacení – číselník typů úhrad
• Číslo účtu/IBAN – v případě vybraných typů úhrad (např. převodem na účet).
• Vyplaceno dne – datum
• Doklad o zaplacení – libovolný text

V sekci Kurzy je viditelné datum kurzu, které je použito pro přepočet cestovních nákladů do tuzemské měny a výše kurzu pro jednotlivé měny. Datum kurzu je doplněno automaticky dle nastavení v číselníku "Kurzy pro přepočet cestovních příkazů". Kurz je automaticky načten dle kurzovního lístku. V případě potřeby je možné nastavit a) vlastní datum a příslušný kurz načíst z kurzovního lístku (Načíst kurz dle data) b) zapsat výši kurzu ručně.

V sekci Záloha lze uvést výši vyplacené zálohy a měnu. Dále následující atributy:

• Vyplaceno dne – datum
• Doklad o zaplacení – libovolný text
• Poznámka – libovolný text

Workflow

Pro cestovní příkazy je možné definovat vlastní workflow, v rámci nastavení řešitelů ve workflow jsou podporovány standardní funkcionality jako například:

• Já řešitel
• Nadřízený (dle organizační struktury)
• Manažer zakázky
• Manažer střediska aj.

Reporty

Cestovní příkaz je možné vyexportovat do .pdf dokumentu pomocí volby Reporty v záhlaví detailu cestovního příkazu.