Digitální podpisy

Aplikace INSIO podporuje interní podepisování dokumentů elektronickým podpisem.

Podepisování dokumentů probíhá vždy v návaznosti na změnu stavu workflow záznamu v INSIO, například při změně stavu objednávky, faktury, smlouvy atp.

Funkcionalita digitálních podpisů je podporována pro sériové i paralelní workflow.

S certifikáty lze v INSIO pracovat dvojím způsobem:

• Certifikát je uložen přímo v nastavení konkrétního uživatelského účtu.
• Uživatel má certifikát uložen lokálně (ve svém PC) a při změně stavu dokladu ho systém vyzve k výběru certifikátu.

Uložení certifikátu do aplikace INSIO

Certifikát je možné uložit skrze nastavení uživatelského účtu – ikona vpravo vedle jména přihlášeného uživatele -> Nastavení -> Elektronický podpis.

Certifikát musí být ve formát p12, pfx. Dále je umožněno uložení hesla k certifikátu, v opačném případě bude systém od uživatele vždy zadání hesla vyžadovat.

Uživatel si rovněž může nastavit podpisový vzor, který je následně zobrazen na podepisovaném dokumentu.

Nastavení podpisu v definici workflow

Mezi přechody stavů (sériové, paralelní) je nutné provést nastavení, že v daném přechodu má dojít k podepsání dokumentu.

Dokument, který je podepisován, musí být vždy ve formátu .pdf a kategorizován pod správným typem přílohy.

Sériové workflow

Nastavení se provádí v záložce Činnosti -> Digitální podpis.

Paralelní workflow

Nastavení se provádí v záložce Akce –> Detail akce –> Přehled činností –> Nová činnost.

Grafické zobrazení podpisu v dokumentu

Dokument, který má být uživatelem podepisován, musí být do systému vložen ve formátu .pdf.

V dokumentu je nutné definovat místa, kam bude vložen grafický podpis (pokud je grafické zobrazení podpisu vyžadováno, v opačném případě je pouze dokument opatřen certifikátem).

Grafické zobrazení podpisu obsahuje následující informace:

• Podpisový vzor z nastavení uživatele (Elektronický podpis -> Podpisový vzor)
• Text „Podepsáno elektronicky“
• Datum a čas podpisu

Definice umístění podpisu se provádí formou umístění zástupných znaků do podepisovaného dokumentu. Zástupné znaky mají podobu {{signature_poradovecislo}}, např. {{signature_01}}, {{signature_02}} atp.

V případě, že dokument podepisuje více uživatelů, podpisy jsou postupně vkládány dle pořadových čísel, tzn. uživatel, který podepíše dokument jako 1., bude na pozici 1.

Zástupné znaky doporučujeme do podepisovaného dokumentu vkládat bílou barvou, aby text nebyl po vložení grafické podoby podpisu viditelný. Zároveň je nutné mít dostatečný prostor nad zástupným znakem (odvíjí se od délky textace podpisového vzoru), doporučujeme obvykle ponechat cca volných 5 řádků.

S každým vloženým podpisem do dokumentu vzniká nová verze dokumentu.

Dokumenty obsahující digitální podpisy

Dokumenty, které obsahující digitální podpis, jsou v INSIO graficky označeny zelenou ikonu.

Po kliknutí na ikonu se zobrazí informace o digitálním podpisu.