Informace, které jsou důležité pro zpracování docházky (tj. příchod, odchod, dovolená apod.) jsou do systému pořizovány a následně zpracovány tímto způsobem:
1. Události
Základní částí Docházkového systému je „Kalendář událostí“. Každý pracovník má k dispozici svůj osobní kalendář událostí. Záznamy v kalendáři událostí se rozlišují dle „Typu události“ - dovolená, nemoc, pracovní schůzka, výuka jazyka, služební cesta apod., obsahují časový údaj, ve kterém událost trvala, mohou obsahovat popis místa konání, schvalovací workflow a další údaje.
2. Vstupy
Vstupy zajišťují správný přenos a zpracování dat z docházkových terminálů. Akce, které docházkové terminály poskytují jsou rozlišeny pomocí „Typy vstupů“. Mezi základní typy patří například akce příchod a odchod. Každý typ vstupu je možné zpřístupnit v kalendáři událostí a docházkový terminál tímto způsobem nahradit. Vstupy, tedy záznamy z docházkových terminálů se také zobrazují v kalendáři událostí.
3. Mapování typů událostí / vstupů na složku mzdy
Docházka zaměstnance a jeho výkaz je zpracováván v tzv. „složkách mzdy“. V mapování typů událostí / vstupů máme možnost nastavit pod jakou složkou mzdy se bude záznam v docházce zpracovávat. Dále můžeme mít v systému zařazené zaměstnance v různých skupinách (v „sadách složek mezd“ - denní běžná docházka, směnný provoz, externisté aj.). Pro každou z těchto skupin tak může být jeden druh typu události / vstupu (např. příchod) mapován na jinou složku mzdy.
4. Import dat (ze souborů typu XLS nebo z jiných datových zdrojů)
Slouží k ručnímu zpracování docházky – například zaměstnanců, kteří nemají ve své běžné pracovní době přístup k počítači a docházku evidují ručním způsobem (dělníci). Ta je následně zpracována nadřízenou osobou do XLS souboru a importována do systému.
5. Průběžná docházka
Obsahuje aktuální informace o docházce a sjednocuje data ze všech zdrojů.
6. Výkaz docházky zaměstnance
Obsahuje docházku zaměstnance za kalendářní měsíc. Data ve výkazu jsou členěná dle složek mezd, včetně zobrazených přesčasů, příplatků a dalších záznamů. Data je před uzavřením výkazu možné upravovat. Po uzavření výkazu je možné docházku exportovat ke zpracování do mzdového informačního systému, nebo výkaz vytisknout zaměstnanci k podpisu a archivovat.