Agendy Smlouvy

V administraci se k agendám dostaneme cestou Administrační menu > Agendy.

Obecné informace o nastavení agend je k dispozici ZDE, dále se zaměříme na specifické nastavení agend v modulu Smlouvy.

V levé části nastavení agendy definujete:

Základní údaje

• Modul = Smlouvy
• Název agendy - volba pro definování názvu agendy. Povinná volba.
• Kód agendy - Unikátní kód, který může být dále využitý v číslování smluv.

Číslování záznamů

• Přednastavené - Vybere formát číslování z číselných řad v systému podle zvoleného modulu v nastavení dané agendy.
• Vlastní - Do pole napíšete vlastní definici masky ve formátu, kde hvězdičky jsou následně zaměňovány za posloupnou číselnou řadu, ve zkratce řečeno. Tzn. např. formát „HD****“ nám u prvního záznamu vygeneruje číslo „HD0001“ u druhého „HD0002“ atd. V případě vlastní definice masky se vyplněná hodnota automaticky ukládá mezi existující číselné řady a je označena jako uzamčená číselná řada.

Workflow

• Proces - Workflow, které budete využívat v dané agendě.
• Výchozí stav - Definice výchozího stavu z vámi vybraného procesu workflow. Tento stav získává smlouva při založení v systému.
• Stavy zrušeno - Stav/y, které značí zrušení smlouvy.
• Stavy ukončeno - Stav/y, které značí ukončení procesu se smlouvou.

Emaily a komunikace

V sekci máte možnost nastavit, jak má být řízená emailová komunikace v rámci dané agendy.

• Emailový účet - výběr emailového účtu který se použije pro odeslání emailu z dané agendy. Výběr z již nastavených účtu v aplikaci.
• Šablona emailu - výběr šablony emailu která se použije pro nový email v dané agendě.
• Šablona emailu při odpovědi - výběr šablony emailu která se použije pro odpověď v dané agendě.
• Zápis stavu při odpovědi - možnost vybrat stav workflow který se nastaví, když přijde odpověď na email do aplikace.
• Opakovat poslední stav - volba nastaví opět stav workflow který byl před doručením odpovědi.
• Nastavit posledního řešitele - volba nastaví po změně stavu workflow řešitele který byl naposledy řešitelem ve workflow.

V pravé části naleznete záložky Nastavení, Povolené akce, Návazné agendy.

Nastavení

Záložka obsahuje specifické nastavení pro modul Smluv.

• Agenda pracovních smluv - Vybrat v případě, že se jedná o agendu pracovních smluv. V detailu smlouvy se zobrazí nový atribut Pracovník, kde lze přiřadit pracovníka, kterého se daná smlouva týká. Nastavte v případě, že využíváte rovněž modul Personalistika a máte zájem evidovat pracovní smlouvy. V případě propojení smlouvy s konkrétním pracovníkem je tato informace zobrazena i v osobní kartě pracovníka.
• Kontrola kombinace parametrů - Nastavuje, zda má probíhat kontrola na kombinaci vyplněných uživatelských atributů a dle toho k nastavení cílové hodnoty u vybraného atributu.
• Zobrazit panel Helpdesk - Zobrazí v detailu Smlouvy v záložce Vazby panel s helpdeskovými požadavky propojenými s danou smlouvou.
• Zobrazit panel Nastavení - Zobrazí v detailu Smlouvy Záložku Nastavení.
• Zobrazit panel Limit - Zobrazí v detailu Smlouvy v sekci Předmět smlouvy atribut Limit částka, perioda.
• Při zakládání podřízené smlouvy přenášet uživatelské atributy - V případě založení podřízené smlouvy z hlavní smlouvy, Záložka Smlouvy -> Nová podřízená, smlouva přenese do podřízené smlouvy uživatelské parametry.
• Omezit výčet štítků - Lze omezit, jaké štítky bude možné vkládat do smlouvy v dané agendě.

Nastavení přehledu smluv

• Barevné rozlišení dle platnosti - Rozlišení smluv dle data platnosti Platné – zelené, Neplatné – červené, Žluté – Blížící se platnost.
• Žlutě označit smlouvy, jejichž platnost končí za - Zde definujete počet dní před koncem platnosti. Smlouvy jsou v přehledu označeny žlutou barvou.

Povolené atributy smluv

Zde definujete, zda se dané atributy mají zobrazovat v detailu Smlouvy.

• Obchodník - Sekce Odpovědné osoby.
• Smluvní vztah partnera - Sekce Partner.
• Plátce - Sekce Partner.
• Objekt - Sekce Základní údaje.
• Manažer - Sekce Odpovědné osoby.
• Technik - Sekce Odpovědné osoby.

Globální nastavení

• Hodnota čerpání limitu v %, při jejíž překročení se má zaslat notifikace - Lze využít v případě, že využíváte modul Nákupní objednávky. V případě, že máte na smlouvě vyplněn limit a součet nákupních objednávek dosáhne limitní hodnoty, je zasílán notifikační e-mail.
• Role, jejíž uživatelé mají být notifikování při překročení čerpání limitu - Souvisí s nastavením popsaným výše. Zde definujete roli, které je notifikační e-mail zasílán.
• Zobrazovat následné stavy workflow v dokumentu jako tlačítka - Vizuální podoba stavů workflow Tlačítka = Text ohraničen obdélníkem.

Povolené akce

V této záložce nastavujete, zda daná akce (zobrazení, editace, povinnost vyplnění atributu/skupiny atributů) je pro danou agendu platná a v jakých stavech workflow. Aby toto nastavení bylo pro uživatele funkční, musí mít uživatel na danou akci oprávnění.
Obecné informace o povolených akcích naleznete ZDE.

Pomocí volby Vybrat hodnoty definujete, pro jaké stavy je daná akce platná. Stavy můžete nastavit hromadně pro více akcí, stačí si dané akce označit (výběrový box) a definovat stavy workflow.

Seznam akcí pro modul Smlouvy s popisem je uveden níže.

Návazné agendy

V záložce máte možnost nastavit pravidla pro tvorbu návazných dokladu z jedné agendy do druhé.

• Agenda - volba agendy se kterou bude mít vazbu daná agenda.
• Stav - volba stav workflow způsobí, že při tvorbě dokladu do návazné agendy se novému dokladu nastaví výchozí stav zvolen vybrán v téhle volbě.
• Parametry zápis - pokud se shodují uživatelské atributy ve zdrojovém dokladu a cílovém dokladu, jejich hodnoty se při zápisu překopírují.
• Parametry změna - v případě shodných uživatelských atributů mezi návaznými doklady dochází při změně v jenom z nich k přepsání (aktualizaci) v druhém dokladu.
• Výchozí - tato volba je platná pouze v modulech Podklady k vyúčtování, při vyúčtování se fakturuje primárně do té agendy, která jako návazná a výchozí. Pošta odeslaná, v případě odpovědi na poštu se odpověď zapíše primárně do návazné agendy, která je označena jako výchozí.
• Zachovat číslo - touto volbou nedojde u návazného záznamu k vygenerování nového čísla, ale k použití stávajícího s dodatkovým číslem. Dodatek ke smlouvě SM0001 tak bude mít číslo SM0001.01 a další SM0001.02.