Nastavení notifikaci

Aplikace dokáže generovat notifikace pro uživatele při změně stavu workflow a vložení poznámky. Notifikace odcházejí z aplikace ve formě emailu, je tudíž nutné mít v systému nastavenu emailovou schránku přes kterou aplikace bude odesílat notifikace. Obsah notifikačních emailů je možný definovat v šablonách emailů. V momentě, kdy je notifikace v aplikaci definována a je aktivní, začne se aplikace automaticky touto notifikací řídit a na základě definovaných podmínek odesílat emaily. Nastavení a přehled notifikací v aplikaci naleznete v Administrační menu > Emaily > Nastavení notifikací.

Přehled

V přehledu naleznete všechny notifikace, které jsou v aplikaci nastavený.

Přehled je rozdělen do sloupců, ve kterých můžete filtrovat nebo seznam podle nich řadit:

• Id – ID notifikace, unikátní identifikátor v systému.
• Název – Název notifikace, který byl definován při vytvoření.
• Role – role které jsou v nastavení notifikace zvolený jako příjemci notifikace.
• Uživatel – uživatelé kteří jsou v nastavení notifikace zvolený jako příjemci notifikace.
• Agenda – agenda která je zvolená v nastavení notifikace jako podmínka.
• Stavy – stavy workflow které jsou zvolené v nastavení notifikace jako podmínka.
• Aktivní – příznak, zda je notifikace aktivní.
• Lupa – volba pro změnu nastavení notifikace.

Nový záznam

Volba otevře dialogové okno, kde můžete nastavit novou notifikaci v aplikaci.

Základní údaje

• Název – definujete název notifikace. Povinná hodnota.
• Modul – volba modulu pro který bude notifikace nastavená. Povinná volba.
• Typ – typ notifikace, zda se bude spouštět u změny stavu nebo zapsání poznámky. Povinna volba.
• Emailový účet – volba emailové schránky ze které se bude notifikace odesílat. Ve výběru naleznete všechny aktivní emailové schránky v aplikaci. Povinná volba.
• Šablona emailu – výběr šablony která se má použít v notifikaci. Výběr je v závislosti na zvoleném modulu.
• Popis – popis notifikace pro orientaci jiných uživatelů.
• Aktivní – volba, zda je notifikace v aplikaci aktivní.

Přílohy

Možnost nastavit, zda v notifikačních emailech mají byt připojené i přílohy které jsou v požadavku/dokladu. Přílohy zapnete přes volbu Zahrnout přílohy. Můžete nastavit, zda odesílat všechny přílohy nebo Pouze poslední vloženou. Omezit dle typu máte možnost omezit které typy příloh se budou odesílat v notifikaci.

Příjemci notifikace

Volby nastavení, které definují, komu notifikace bude odeslána, možné zvolit vícero roli, uživatelů, výčet emailových adres atd. Notifikace bude odeslána na kompletní výčet definovaný v tomhle nastavení. Volby jsou závislé na zvoleném modulu.

• Role – možnost zvolit uživatelské role, kterým bude odesílaná notifikace.
• Uživatel – možnost zvolit uživatele kterým bude odesílaná notifikace.
• Email – možnost definovat konkrétní emailovou adresu kam bude odesílaná notifikace. Více emailu oddělte čárkou.
• Zadavatel – v případě volby se bude notifikace zasílat na zadavatele požadavku.
• Řešitel stavu WF – v případě volby bude notifikace zasílaná na řešitele stavu workflow.
• Nadřízený řešitele – v případě volby bude notifikace zasílaná na uživatele který je v organizační struktuře definován jako nadřízený uživatele, který je řešitelem stavu workflow.
• Zapisovatel – v případě volby bude notifikace zasílaná na zapisovatele požadavku.
• Garant – v případě volby bude notifikace zasílaná na garanta požadavku.
• Manažer střediska – v případě volby bude notifikace zasílaná na manažera střediska, které je přiřazeno v dokladu.
• Manažer zakázky – v případě volby bude notifikace zasílaná na manažera zakázky, která je přiřazen v dokladu.
• Manažer objektu – v případě volby bude notifikace zasílaná na manažera objektu, který je přiřazen v dokladu.
• Zástupce manažera objektu – v případě volby bude notifikace zasílaná na zástupce manažera objektu, který je přiřazen v dokladu.
• Správce objektu – v případě volby bude notifikace zasílaná na správce objektu, který je přiřazen v dokladu.
• Odpovědné osoby – možnost volby odpovědné osoby u modulu smlouvy: Manažer, Vlastník rozpočtu, IT bezpečnost, Obchodník, Vlastník smlouvy, Risk manager, Technik, Manažer nákupu, Compliance manažer, Garant, Finanční odbor, Jiné odborné útvary, Řešitel, Právní služby
• Kontaktní osoba – v případě volby bude notifikace zasílaná na uvedenou kontaktní osobu v Helpdesk požadavku.

Omezení příjemců

sekce nastavení role/rolí, výčet uživatelů nebo jejich kombinace, kterým notifikace bude odesílána – omezí nastavení oproti sekci Příjemci notifikace pro přesnější volbu příjemců.

Podmínky

V sekci nastavíte podmínky, které musejí být splněné, aby byla notifikace z aplikace odeslána. Výčet podmínek se odvíjí od zvoleného modulu.

• Agenda – možnost volby Agendy, při kterých bude notifikace zasílaná. Možnost vybrat více agend.
• Entita – možnost volby Entity, při kterých bude notifikace zasílaná. Možnost vybrat více Entit.
• Stavy workflow – definujete stav workflow ze kterého se bude notifikace generovat. Možnost vybrat více stavů workflow. Notifikace pak bude zasílaná pokaždé když se požadavek nebo doklad dostane do jednoho z vybraných stavu.
• Typ požadavku – možnost volby Typu požadavku, při kterých bude notifikace zasílaná. Možnost vybrat více typu.
• Středisko – možnost volby střediska při kterých bude notifikace zasílaná. Možnost vybrat více středisek.
• Objekty – možnost volby objektů při kterých bude notifikace zasílaná. Možnost vybrat více objektů.
• Priorita – možnost volby priorit požadavku u helpdesku při kterých bude notifikace zasílaná. Možnost vybrat více priorit.
• Manažer střediska – možnost volby manažeru středisek při kterých bude notifikace zasílaná. Možnost vybrat více manažeru.
• Manažer zakázky – možnost volby manažeru zakázek při kterých bude notifikace zasílaná. Možnost vybrat více manažeru.
• Manažer objektu – možnost volby manažeru objektů při kterých bude notifikace zasílaná. Možnost vybrat více manažeru.

Odeslané notifikace

Záložka s přehledem, kdy byla vybraná notifikace již odeslána. Přehled je rozdělen na sloupce:

• Účet – název emailové schránky ze které byla notifikace odeslána.
• Od – emailový alias pod kterým byla notifikace odeslána.
• Komu – emailová adresa na kterou byla notifikace odeslána.
• Předmět – předmět emailové správy.
• Odesláno – příznak, zda byl email již odeslán z aplikace. Datum a čas kdy byl email odeslán z aplikace.
• Vytvořeno – datum a čas kdy byla notifikace v aplikaci vytvořená.
• Chyba – příznak, pokud notifikace nebyla odeslána z aplikace kuli chybě.
• Lupa – možnost rozkliknout si emailovu správu.

Horní lišta

Zde naleznete možnost pro uzavření nastavení bez uložení změn – Křížek, možnost uložit nastavení – Uložit, možnost pro vytvoření kopie notifikace v případě, když potřebujete vytvořit stejnou notifikaci pro jiný modul nebo podobnou notifikaci – Vytvořit kopii a možnost pro smazání šablony z aplikace – Smazat.